Hay dos maneras de llegar al cierre: apagando incendios a medianoche o entrando al cuarto de máquinas con el tablero en verde y el plan ejecutado. Colombia cambió. La DIAN dejó de ser un ente que “recibe” declaraciones para convertirse en un sistema que lee, cruza y predice en tiempo real. Quien insista en operar con prácticas de 2018 en un 2025 hiper-digital, no solo sufrirá el cierre: va a pagar por ello. Este artículo no es un resumen para salir del paso. Es la ruta de navegación para CFOs, gerentes y empresarios que quieren dominar el cierre, no sobrevivirlo.

La verdad incómoda: la DIAN ya sabe si usted está listo

El ecosistema de control dejó de depender de su declaración. Hoy las señales vienen de la facturación electrónica (con sus XML y eventos), del documento soporte de nómina, de la información exógena, de extractos y retenciones confrontados contra terceros, y de los eventos de aceptación que demuestran si un costo existe jurídicamente y no solo contablemente. ¿Qué significa esto en la práctica? Que el viejo truco de “cuadrar a última hora” se cae en segundos cuando el cruce algorítmico encuentre una factura sin aceptación, un gasto sin XML válido, una nómina mal transmitida o una diferencia contable-fiscal sin soporte. La fiscalización dejó de ser reactiva; es preventiva, concurrente y automatizada.

A este contexto se suma un marco normativo que se unifica y estandariza procesos. En buen español: menos zonas grises y más trazabilidad desde el primer registro. Declarar ya no es suficiente; hay que demostrar.

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El cierre empieza ahora: del precierre serio al control fino

El cierre sin estrés se construye en tres frentes que corren en paralelo: depuración contable, blindaje de soportes y control de la facturación/ingresos. Nada de esto es glamuroso. Todo esto es rentable.

Depuración contable que resiste cruce automático

Arranque por el balance de prueba como mapa. No lo mire de reojo: léalo con intención forense. Los bancos deben conciliarse a detalle; si en el extracto aparece un ingreso no facturado, no hay “después”: hay regularización inmediata. La cartera se analiza por antigüedad, pero el punto no es cuadrar provisiones “porque NIIF”. La pregunta es: ¿soporta fiscalmente un castigo? Si no hay evidencia de gestión de cobro, de insolvencia del deudor o de la causal que la ley exige, el gasto no es deducible. Con inventarios, el conteo físico manda; la obsolescencia contable no se convierte sola en deducción. Si va a destruir, documente; si va a rematar, pruebe; si va a ajustar costos, deje rastro. En activos, deje de depreciar cosas que ya no existen u operan: eso, además de error, hoy es alerta roja automatizada.

Soportes: el PDF no paga impuestos, el XML sí

Si un costo no está soportado por factura electrónica válida con su XML y, tratándose de crédito, sin eventos de acuse/recibo, la DIAN lo desconoce. La regla es simple: costo sin tecnología, costo en riesgo. Transfiera su obsesión del papel al archivo validado. Nómina: transmita completa, consistente y a tiempo; una empresa “perfecta” contablemente puede perder la deducibilidad de su mayor gasto por un descuido electrónico. Y amarre los certificados de retención, los extractos y los soportes de no obligados con trazabilidad: si mañana le piden el hilo, debe exhibirlo sin pestañear.

Ingresos y facturación: cumplimiento fino, no cosmético

La discusión sobre “pedir datos de más” al comprador no es académica: expedir bien protege ingresos y derechos del adquirente y le evita sanciones. Si vende por P.O.S. o canales mixtos, asegúrese de que su proceso respete las reglas actuales; si opera con plataformas, armonice los flujos para que la realización del ingreso que reconoce contabilidad converse con la realidad de la facturación y con la realización fiscal. Aquella vieja comodidad de reconocer contablemente de una forma y declarar de otra sin puente técnico es, hoy, una invitación a la fiscalización.

El corazón técnico: Conciliación fiscal y provisión de renta que sí aguantan auditoría

El cierre serio vive o muere en el puente entre NIIF y Estatuto Tributario. La Conciliación Fiscal no es un anexo de cortesía: es su confesión técnica y el primer guion de auditoría de la DIAN. Si la diferencia permanente o temporaria no se explica, no se prueba y no se soporta, será tratada como inexactitud. El Formato 2516 debe responder, con madurez y evidencia, tres preguntas: qué difiere, por qué difiere y cuándo revierte.

Y aquí llega el punto que muchos quieren patear para “después”: el impuesto diferido. No se calcula con la tarifa que me gusta, sino con la mejor estimación de la tarifa aplicable al revertir. Si el entorno regulatorio proyecta cambios, el management no “opina”: evalúa, documenta y provisiona con criterio técnico. La gerencia responsable no se esconde detrás del auditor; le da al auditor razones sólidas para firmar.

El resultado de esta conciliación —bien hecha, sin maquillaje— es la provisión de impuesto corriente (la caja que se va en 2026) y el diferido (el impacto de lo temporario). Esa cifra, lejos de asustar, empodera: ordena el presupuesto, aterriza decisiones y evita sorpresas.

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Sanciones: el costo real de improvisar

Hay que decirlo sin adornos. La inexactitud por ingresos omitidos o costos inexistentes no se regatea; se paga caro. La información errónea o extemporánea no es un “descache”: es una sanción sobre valores reportados. La presentación tardía de reportes formales se trata como irregularidad contable y se calcula contra ingresos o patrimonio, no contra el impuesto. Y la facturación mal hecha o no hecha no solo implica multa: cierra establecimientos. Esto no busca meter miedo; busca que usted lleve la conversación al nivel correcto: riesgo patrimonial y riesgo reputacional. Un cierre artesanal compromete ambos.

El movimiento ganador antes del 31 de diciembre

Lo urgente no se come lo importante si se gobierna el calendario. Antes del 31 de diciembre todavía hay juego.

Primero, beneficios y descuentos: proyectos de ciencia y tecnología, iniciativas ambientales, energías limpias, donaciones elegibles, reglas sectoriales. Nada de “lo vemos el otro año”. El beneficio que no se documenta hoy, no existe mañana.

Segundo, timing de ingresos y gastos. No se trata de “hacer magia”, sino de ordenar: adelantar lo deducible que conviene y diferir lo que estratégicamente deba nacer en 2026, todo dentro del marco legal y con soporte. Quien postergue este análisis a enero, lo convierte en un arqueo, no en una estrategia.

Tercero, escenario de régimen. Si su operación pudiera beneficiarse del Régimen Simple en 2026, el análisis se hace ahora, con proyección realista de márgenes y estructura de costos. Migrar por intuición es caro; quedarse por costumbre también.

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Digitalización: dejó de ser una moda, ahora es el mínimo viable

No hay cierre robusto sin sistemas que hablen entre sí. ERP, facturación, nómina, conciliación bancaria y exógena deben formar una cadena sin eslabones flojos. No se trata de comprar software por comprar; se trata de automatizar lo automatizable para que el talento humano se dedique a lo que paga: análisis, planeación, defensa. Las empresas que abrazaron esta disciplina redujeron errores, ganaron trazabilidad y negociaron con datos en la mano. Las que no, hoy navegan con parches y rezos.

El método LAV para un cierre que lidera, no que sufre

En LAV Tributaria no vendemos “cierre”: diseñamos control, visibilidad y decisiones. Nuestro enfoque se apoya en dos convicciones: la Autoridad técnica no es negociable y la Empatía no es un adorno; es la vía para que la estrategia funcione en el mundo real. Así operamos el cierre 2025 para CFOs y empresas que exigen estándares altos.

Diagnóstico de Precierre con dientes. No es una lista de chequeo genérica, es una lectura quirúrgica de su ecosistema tributario. Revisamos conciliaciones bancarias, madurez de cartera y su deducibilidad, inventarios y su evidencia, activos y su vida útil real, contratos relevantes y su reconocimiento. Cruzamos realidad contable con existencia jurídica de costos vía XML y eventos, con especial énfasis en facturas a crédito y aceptación. Validamos coherencia entre lo que factura, lo que declara y lo que reporta. El resultado no es un “semáforo”: es un mapa de riesgos y oportunidades con responsables, evidencias y plazos.

Conciliación fiscal que explica, prueba y protege. Clasificamos diferencias con criterio, definimos su tratamiento y documentamos el racional y la reversión. Calculamos el impuesto corriente con proyección de caja y modelamos el diferido con escenarios, dejando pista de auditoría para management y revisor fiscal. No “llenamos” el 2516; lo convertimos en su escudo técnico.

Facturación e ingresos con continuidad legal. Alineamos sus políticas de facturación, aceptación y archivo electrónico con la manera en que reconoce y realiza ingresos. Ajustamos procesos de P.O.S., e-commerce y ventas complejas para que tecnología, comercial y fiscalidad dejen de hablar dialectos distintos.

Ejecución en tiempos reales. Trabajamos con el calendario de su negocio, no con el de la excusa. Si hay que depurar, se depura. Si hay que documentar, se documenta. Si falta un evento, se genera. El objetivo es entrar a enero con el cierre técnico resuelto y el presupuesto 2026 entendido, no con pendientes disfrazados de “aperturas”.

Carta de gerencia que sirve. Nuestro entregable no es una carpeta bonita. Es una management letter que prioriza riesgos, cuantifica impactos, propone acciones y designa responsables. La recibe el CFO, pero habla también a auditoría interna, tesorería, compras, comercial y talento humano, porque el cierre no es un asunto del contador: es un asunto de la compañía.

Lo que pasa cuando se hace bien

Una empresa del sector real que venía “cerrando como siempre” arrastraba depreciaciones sobre activos inoperantes, costos con PDFs sin XML y diferencias “explicadas” de palabra. Hicimos el diagnóstico con foco en deducibilidad tecnológica, depuramos activos y ordenamos aceptación de facturas a crédito. La conciliación dejó de ser autobiográfica y pasó a ser probatoria. La provisión bajó a lo que sí existía y un riesgo de sanción que nadie veía quedó mitigado. ¿Resultado? Caja protegida, auditor satisfecho, gerencia con claridad.

Otra compañía, comercial intensiva, tenía ventas con P.O.S. y tienda en línea sin política única de identificación de adquirentes y con “datos comodín” para facturar. Ordenamos el flujo, alineamos reconocimiento y facturación y cerramos 2024 con un 2025 que ya sabía qué iba a pagar y por qué. Menos drama, más gobierno.

Liderazgo del CFO: el cierre como carta de poder

El CFO que llega a la junta con un cierre “en orden” no lidera; cumple. El que llega con una provisión sólida, un mapa de riesgos defendible, un plan de beneficios ejecutado a tiempo y un presupuesto 2026 amarrado a la realidad fiscal, ese sí lidera. El cierre 2025, en este contexto, es una oportunidad para reposicionar Finanzas como el centro de inteligencia del negocio. No es poesía: es ventaja competitiva. Las compañías que dominan sus datos, prueban sus diferencias y se adelantan a la fiscalización operan con costos tributarios predecibles y reputación defendible. Las demás, con sobresaltos y excusas.

Cierre con intención: esto es lo que haría hoy si fuera su CFO

Entraría a bancos y haría una reconciliación que no deje sombras. Revisaría cada costo material y preguntaría por su XML y su aceptación. Haría un arqueo real de inventarios con decisión de negocio sobre lo obsoleto. Le pediría a compras y comercial su flujo de facturación para alinear realización. Exigiría a talento humano el corte perfecto de nómina electrónica. Llevaría a contabilidad y fiscal a una mesa para preparar una conciliación que cuente la verdad, y a auditoría interna la pondría a probar muestreos con criterio DIAN. Finalmente, modelaría la provisión corriente y el diferido con escenarios de tarifa, para entrar a presupuesto 2026 sin cuentos.

Eso, en diez líneas, es un mes de trabajo serio. Pero paga. Siempre paga.

Conclusión: del cumplimiento al dominio

Usted puede llegar a diciembre con carrera, parches y promesas. O puede llegar con los números dóciles, los soportes blindados, la conciliación que protege y una provisión que explica. En 2025, la tranquilidad no se pide; se construye. Y se construye anticipando, documentando y decidiendo con criterio.

En LAV Tributaria vivimos para eso: convertir el cierre en control, el control en decisión y la decisión en ventaja. Si este artículo le habló en el idioma correcto, es porque usted no busca un proveedor de declaraciones: busca un estratega que también firma la contabilidad con usted, sin temblar.

¿Su empresa ya tiene listo su cierre 2025? Conversemos. Hagamos el diagnóstico, ajustemos lo que haya que ajustar y entre a 2026 con el tablero en verde. Aquí no prometemos milagros. Prometemos trabajo serio, evidencia sólida y resultados defendibles. Eso, en este país y en este año, vale oro.

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